Regulamin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w konferencji pod nazwą Forum Integracji Sensorycznej NeuroSynergia 2027 (dalej: Konferencja), która odbędzie się w dniach 20–21 marca 2027 r. w Warszawie (dokładny adres obiektu Organizator poda na stronie Konferencji i w wiadomości po Zgłoszeniu) oraz, dla uczestników online, przez transmisję internetową.
2. Organizatorem jest Instytut Integracji Sensorycznej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie, ul. Stefana Batorego 18 lok. 108, 02-591 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001236230, NIP 7011309779, REGON 544546290, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Organizator).
3. Kontakt z Organizatorem: neurosynergia@instytutsi.pl, tel. +48 570 401 451, koordynacja: Aleksandra Turczyn. Strona Konferencji: instytutsi.pl/neurosynergia/.

§ 2. Definicje

• Uczestnik: osoba fizyczna, na którą wystawiono Zgłoszenie.
• Zgłoszenie: formularz zapisu wysłany na stronie Konferencji.
• Bilet: prawo udziału w Konferencji w wybranej formie, po jego opłaceniu.
• Udział na miejscu: udział w miejscu Konferencji w obu dniach.
• Zjazd absolwentów: udział na miejscu na 2 dni z dodatkami dla absolwentów kursów Organizatora (§ 6).
• Udział online: udział przez transmisję internetową obu dni (§ 7).
• Panel uczestnika: strona dostępna po zalogowaniu linkiem wysłanym e-mailem; zawiera m.in. identyfikator, materiały i certyfikat.
• Konsument: Uczestnik będący osobą fizyczną, który dokonuje czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Placówka: podmiot (szkoła, poradnia, gabinet, firma), który zgłasza lub opłaca udział jednej lub kilku osób.

§ 3. Formy udziału i cena

1. Dostępne są trzy formy udziału:
   • na miejscu: wykłady i sesje obu dni, sesja warsztatowa w każdym dniu (§ 8), materiały w Panelu uczestnika i certyfikat (§ 12);
   • Zjazd absolwentów: to samo co udział na miejscu na 2 dni oraz dodatki dla absolwentów (Absolwenci inspirują, gość specjalny, warsztat dla absolwentów i spotkanie roczników), w cenie biletu na 2 dni;
   • online: transmisja obu dni, dostęp do nagrań przez 30 dni po Konferencji, materiały w Panelu uczestnika i certyfikat; bez warsztatów i sesji odbywających się wyłącznie na miejscu.
2. Ceny biletów podawane są w złotych polskich i obejmują podatek VAT w stawce 23%. Obowiązujące ceny poszczególnych form udziału i terminów są wskazane na stronie Konferencji oraz w formularzu zapisu, przed wysłaniem Zgłoszenia. Obowiązuje cena z chwili Zgłoszenia. Zakres pakietu rozszerzonego opisuje strona Konferencji w dniu Zgłoszenia. Sprzedaż udziału online rozpoczyna się w terminie ogłoszonym na stronie Konferencji.

1. Wyżywienie: Regulamin nie obiecuje wyżywienia. O zapewnieniu cateringu (przerwy kawowe, obiad) Organizator poinformuje na stronie Konferencji i w mailu po zapisie.
2. Program i ramy godzinowe publikowane są na stronie Konferencji. Prelegenci i tytuły wystąpień mogą być uzupełniane i zmieniane do dnia Konferencji (§ 10).

§ 4. Zgłoszenie i zawarcie umowy

1. Zgłoszenia przyjmowane są przez formularz na stronie Konferencji. Uczestnik podaje dane prawdziwe i kompletne i akceptuje Regulamin oraz Politykę zwrotów. Odpowiada za poprawność adresu e-mail, na który wysyłane są dane do płatności, potwierdzenia i link do Panelu uczestnika.
2. Miejsce jest rezerwowane od chwili wysłania Zgłoszenia, nie od chwili wpłaty. O przyznaniu miejsc decyduje kolejność Zgłoszeń, w granicach limitów: 200 miejsc na sali, w tym nie więcej niż 100 biletów Zjazdu absolwentów; udział online bez limitu miejsc. Gdy limit jest wyczerpany, formularz informuje o tym przed wysłaniem Zgłoszenia, a Zgłoszenie nie jest przyjmowane.
3. Po wysłaniu Zgłoszenia Uczestnik otrzymuje wiadomość z potwierdzeniem przyjęcia i danymi do płatności. Umowa o udział w Konferencji zostaje zawarta z chwilą wysłania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia. Po zaksięgowaniu wpłaty Uczestnik otrzymuje dodatkowe potwierdzenie z terminem i plikiem kalendarza.
4. Zgłoszenia zespołowe (Placówki). Jedna osoba może zgłosić kilka osób, podając dla każdej odrębne dane. Warunki dla zespołów publikowane są na stronie „Dla placówek”. Faktura jest jedna, na dane Placówki.
5. Zgłoszenie jest możliwe wyłącznie przez formularz. W wyjątkowych sytuacjach Organizator może przyjąć je mailem po uzgodnieniu.

§ 5. Płatności

1. Płatność następuje online przez operatora płatności Paynow albo przelewem tradycyjnym na rachunek Organizatora, do wyboru przez Uczestnika w formularzu (płatność online jest oferowana, gdy jest uruchomiona): Instytut Integracji Sensorycznej, mBank, nr rachunku 27 1140 2004 0000 3502 8660 6502 w tytule: „NeuroSynergia 2027 / numer zgłoszenia, imię i nazwisko” (dokładny tytuł jest w mailu po zapisie).
2. Terminy wpłaty: dla osób prywatnych 7 dni od Zgłoszenia; dla Placówek płacących na podstawie faktury 14 dni od jej wystawienia. Uczestnik może wcześniej poprosić o wydłużenie terminu. Płatność online, której Uczestnik nie dokończy, zwalnia miejsce po dwóch godzinach; można ją ponowić z linku w mailu, o ile miejsce nie zostało zajęte.
3. Wpłaty przelewem są księgowane ręcznie; potwierdzenie przychodzi zwykle w ciągu jednego–dwóch dni roboczych od zaksięgowania. Wpłaty online są potwierdzane automatycznie.
4. Brak wpłaty w terminie. Po upływie terminu Organizator może wysłać przypomnienie (do trzech). Jeżeli wpłata nie wpłynie w ciągu 7 dni po terminie, Zgłoszenie zostaje anulowane, a miejsce zwolnione. Wpłata, która wpłynie po anulowaniu, zostanie przypisana do Zgłoszenia, jeśli miejsce nadal jest wolne; w przeciwnym razie zostanie zwrócona. Brak wpłaty nie jest rezygnacją i nie zwalnia z innych zobowiązań Uczestnika.
5. Kody rabatowe są jednorazowe albo limitowane i nie łączą się z innymi obniżkami. Błędny kod nie blokuje Zgłoszenia: obowiązuje cena bez rabatu.
6. Zniżki i rabaty.
   1. Rabat zespołowy. Placówce albo zespołowi, który jednym zgłoszeniem grupowym zgłasza co najmniej 3 osoby z jednej placówki, przysługuje rabat od ceny udziału każdej zgłoszonej osoby: 10% przy 3 do 5 osobach, 15% przy 6 do 10 osobach oraz 20% przy 11 i więcej osobach. Rabat dotyczy udziału na miejscu i udziału online. Zgłoszenie grupowe obejmuje jedną fakturę i jednego opiekuna po stronie placówki; rabat jest uwzględniany na fakturze pro forma.
   2. Świadczenia dodatkowe dla grup. Przy 6 do 10 osobach Organizator zapewnia gwarancję miejsc w wybranych ścieżkach warsztatowych, a przy 11 i więcej osobach godzinną konsultację online dla zespołu po konferencji, na warunkach podanych na stronie dla placówek.
   3. Zniżka 10% na kolejne szkolenie. Uczestnik, który wybrał pakiet „Zostań”, otrzymuje po konferencji zniżkę 10% na jedno kolejne szkolenie Instytutu Integracji Sensorycznej. Zniżka nie obejmuje studiów podyplomowych. Kod rabatowy Organizator wysyła mailem na adres podany w zgłoszeniu. Kod jest ważny 6 miesięcy od dnia konferencji i jest jednorazowy. Zniżka nie podlega wymianie na gotówkę.
   4. Łączenie obniżek. Kody rabatowe, w tym kod dla absolwentów kursów Instytutu w pierwszej turze zapisów, są jednorazowe albo limitowane i nie łączą się z innymi obniżkami, w tym z rabatem zespołowym, chyba że Organizator wyraźnie wskazał inaczej.
   5. Zakres. Zniżki i rabaty z tego ustępu dotyczą wyłącznie wskazanych w nim usług. Nie obniżają ceny udziału w konferencji poza rabatem zespołowym z punktu a i nie zmieniają zasad zwrotów opisanych w polityce zwrotów.
7. Faktury. Organizator nie wysyła faktur automatycznie. Uczestnik, który chce fakturę, zaznacza to w Zgłoszeniu (albo zgłasza prośbę w Panelu uczestnika) i podaje dane nabywcy. Fakturę Organizator wystawia ręcznie, w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), po zaksięgowaniu wpłaty. Placówka płacąca na podstawie faktury (§ 5 ust. 2) otrzymuje przed wpłatą fakturę pro forma. Zmiana danych na fakturze po wystawieniu wymaga korekty.

§ 6. Zjazd absolwentów

1. Bilet Zjazdu absolwentów jest przeznaczony dla osób, które ukończyły kurs Organizatora. Przy Zgłoszeniu Uczestnik podaje numer swojego certyfikatu ukończenia kursu. Organizator nie prowadzi publicznej listy absolwentów.
2. Organizator sprawdza podany numer przed Konferencją. Cena biletu Zjazdu obowiązuje od chwili Zgłoszenia. Jeżeli numer nie potwierdzi prawa do biletu, Organizator wezwie Uczestnika do dopłaty do ceny zwykłego biletu na miejscu albo, na jego wniosek, zwróci wpłatę; do czasu wyjaśnienia Organizator może wstrzymać wydanie dodatków dla absolwentów.
3. Organizator może unieważnić Zgłoszenie złożone na podstawie numeru podanego niezgodnie z prawdą, jeżeli Uczestnik nie dopłaci różnicy w wyznaczonym terminie; wpłata zostanie wtedy zwrócona.
4. Bilet Zjazdu absolwentów zajmuje miejsce na sali na takich samych zasadach jak udział na miejscu (§ 4 ust. 2).
5. Osoby, które chcą dołączyć do sieci absolwentów, ale nie kupują biletu, mogą wypełnić formularz bazy terapeutów (§ 14).

§ 7. Udział online

1. Udział online wymaga urządzenia z dostępem do internetu i przeglądarki. Linki do transmisji i nagrań są osobiste i nie wolno ich udostępniać.
2. Organizator dokłada starań, aby transmisja działała bez przerw, ale nie odpowiada za jej jakość po stronie Uczestnika (łącze, urządzenie, ustawienia sieci). Awaria transmisji po stronie Organizatora nie jest podstawą do zwrotu, jeżeli nagrania obu dni są dostępne w Panelu uczestnika przez 30 dni.
3. Udział online nie obejmuje wejścia na salę ani udziału w warsztatach odbywających się na miejscu.

§ 8. Warsztaty

1. Program ma w każdym dniu jedną sesję warsztatową, w której równolegle odbywa się kilka warsztatów w osobnych salach. Uczestnik na miejscu wybiera po jednym warsztacie z każdej sesji.
2. Przy Zgłoszeniu warsztatów się nie wybiera. Sposób i termin wyboru (z limitem miejsc w sali i kolejnością zgłoszeń) Organizator ogłosi Uczestnikom e-mailem i w Panelu uczestnika przed Konferencją najpóźniej do 31 stycznia 2027 r.
3. Tytuły, prowadzący i sale warsztatów mogą się zmienić (§ 10).

§ 9. Odstąpienie, rezygnacja i przekazanie biletu

1. Szczegółowe zasady określa Polityka zwrotów, stanowiąca integralną część Regulaminu. W skrócie:
   • Konsument może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od zapisu, bez podania przyczyny, i dostaje zwrot całej wpłaty;
   • po tym terminie zwrotu nie ma, ale Uczestnik może bezpłatnie przekazać bilet innej osobie, samodzielnie w Panelu uczestnika, najpóźniej na 3 dni przed Konferencją (termin może się zmienić; aktualny jest w Panelu);
   • Placówka i Uczestnik niebędący Konsumentem nie mają ustawowego prawa odstąpienia, mogą przekazać bilet na tych samych zasadach.
2. Konsument składa oświadczenie o odstąpieniu przyciskiem „Odstąp od umowy tutaj” w Panelu uczestnika, e-mailem na adres neurosynergia@instytutsi.pl albo listownie. Wzór oświadczenia i pouczenie są w Polityce zwrotów. Zwrot następuje w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności.
3. Niestawienie się na Konferencji bez odstąpienia lub przekazania biletu nie uprawnia do zwrotu.
4. Organizator może ogłosić dodatkowy termin dobrowolnego zwrotu po upływie 14 dni. Jeżeli to zrobi, termin podaje w formularzu zapisu i w Panelu uczestnika.
5. Odwołanie lub przesunięcie Konferencji przez Organizatora regulują § 10 i Polityka zwrotów.

§ 10. Zmiany programu, odwołanie i przesunięcie Konferencji

1. Organizator może zmienić program, kolejność wystąpień, prelegentów, warsztaty i sale z ważnych przyczyn (choroba, siła wyższa, zmiana dostępności), z zachowaniem ogólnego charakteru Konferencji. Taka zmiana nie jest podstawą do zwrotu ani roszczeń finansowych.
2. Zmiana miejsca Konferencji w Warszawie jest komunikowana e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni.
3. Odwołanie albo przesunięcie terminu przez Organizatora. Uczestnik może wybrać zwrot pełnej wpłaconej kwoty w ciągu 14 dni albo przeniesienie uczestnictwa na nowy termin. Uczestnik, który nie może wziąć udziału w nowym terminie, składa taki wniosek w ciągu 14 dni od ogłoszenia zmiany. Jeżeli powodem jest siła wyższa (np. zakaz gromadzenia się albo zamknięcie obiektu), Uczestnik ma to samo prawo wyboru, ale Organizator nie zwraca dodatkowych kosztów poniesionych przez Uczestnika, np. podróży i noclegu.

§ 11. Zasady uczestnictwa i bezpieczeństwo

1. Uczestnik na miejscu otrzymuje w Panelu imienny identyfikator z kodem QR (po zaksięgowaniu wpłaty). Służy do odprawy przy wejściu; nie wolno go przekazywać osobom trzecim ani udostępniać publicznie. Przekazanie miejsca odbywa się według Polityki zwrotów: identyfikator poprzedniej osoby traci wtedy ważność.
2. Uczestnik stosuje się do poleceń obsługi, zasad obiektu i przepisów porządkowych oraz szanuje prelegentów i innych uczestników.
3. Organizator może odmówić wstępu lub usunąć z Konferencji osobę, która narusza porządek, bezpieczeństwo albo dobre imię innych; nie przysługuje wtedy zwrot.
4. Konferencja ma charakter szkoleniowy. Treści wystąpień nie zastępują diagnozy ani terapii i nie są poradą medyczną dla konkretnej osoby.

§ 12. Certyfikat

1. Uczestnik, którego udział został opłacony, otrzymuje po zakończeniu Konferencji certyfikat uczestnictwa w Panelu uczestnika, z numerem i kodem umożliwiającym sprawdzenie autentyczności online.
2. Certyfikat wydawany jest Uczestnikowi na miejscu, którego obecność została potwierdzona odprawą co najmniej jednego dnia; Uczestnikowi online po opłaceniu udziału. Osoba, której obecność nie została odnotowana z winy Organizatora (np. awaria odprawy), może zgłosić to na adres neurosynergia@instytutsi.pl; biuro może wydać certyfikat ręcznie.
3. Weryfikacja certyfikatu ujawnia imię, nazwisko i wydarzenie wyłącznie osobie, która zna numer i kod z dokumentu.

§ 13. Prawa autorskie, materiały i wizerunek

1. Materiały w Panelu uczestnika (skrypty, karty obserwacyjne, nagrania, listy źródeł) są chronione prawem autorskim i przeznaczone wyłącznie do użytku własnego Uczestnika. Zabrania się ich rozpowszechniania, udostępniania osobom trzecim i publikowania. Inne wykorzystanie wymaga pisemnej zgody Organizatora lub uprawnionego podmiotu.
2. Zabrania się samodzielnego nagrywania wystąpień i transmisji bez zgody Organizatora.
3. Organizator utrwala przebieg Konferencji (fotografia, wideo) w celach sprawozdawczych i promocyjnych. Informacja o tym jest wyeksponowana przy wejściu i na sali, są strefy bez fotografowania. Osoba, która nie życzy sobie utrwalania wizerunku na pierwszym planie, może zająć miejsce w takiej strefie albo poinformować obsługę. Wizerunek osoby stanowiącej jedynie szczegół większej całości (zgromadzenie, publiczna impreza) może być rozpowszechniany bez odrębnej zgody (art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim). Organizator nie publikuje w galerii archiwum ani w mediach społecznościowych zdjęć, na których uczestnik jest głównym elementem kadru (portret, grupa przy stole), bez jego zgody.
4. Organizator publikuje na stronie Konferencji wizerunek prelegentów, moderatorów i członków zespołu (zdjęcia portretowe, nagrania i materiały wideo) wyłącznie na podstawie ich pisemnej zgody. Uczestnik, który w Panelu uczestnika dodaje własne zdjęcie do listy Networking, robi to dobrowolnie; zdjęcie widzą wyłącznie inni zalogowani uczestnicy, którzy zgodzili się na udział w Networkingu, a Uczestnik może je usunąć w każdej chwili. Zdjęcie dodane do Networkingu nie jest wykorzystywane w materiałach promocyjnych Organizatora.

§ 14. Dobrowolne zgody: Networking, Ogólnopolska baza terapeutów, informacje o edycjach

1. Podczas zapisu lub w Panelu uczestnika Uczestnik może dobrowolnie i osobno zaznaczyć zgody, które nie są warunkiem udziału w Konferencji. Brak zgody nie wpływa na prawa Uczestnika wynikające z biletu.
2. Networking na konferencji to lista uczestników dostępna wyłącznie po zalogowaniu do Panelu uczestnika, dla osób z opłaconym biletem. Uczestnik, który zgodzi się na listę, jest na niej widoczny z imieniem, inicjałem nazwiska, zawodem, miastem, województwem, formą udziału, opisem „czym się zajmuję” i wybranymi zainteresowaniami. Dodatkowe dane (zdjęcie, pełne nazwisko, adres miejsca pracy, e-mail, telefon, link) są widoczne tylko wtedy, gdy Uczestnik włączy każdą z tych zgód osobno. Uczestnik może przez platformę wysyłać i odbierać wiadomości od innych uczestników (do 500 znaków, do 5 dziennie), bez ujawniania adresu e-mail.
3. Każdą zgodę można wycofać w każdej chwili w Panelu uczestnika lub e-mailem; po wycofaniu dane przestają być widoczne natychmiast. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
4. Lista Networking jest usuwana nie później niż 30 dni po zakończeniu Konferencji.
5. Zasady korzystania z Networkingu: lista służy wyłącznie do kontaktów zawodowych związanych z integracją sensoryczną. Zabronione jest wysyłanie niezamówionych ofert handlowych i reklam, spam, kopiowanie lub pobieranie listy (także automatyczne), wykorzystywanie danych do celów marketingowych, rekrutacyjnych lub windykacyjnych bez zgody osoby, nękanie i treści obraźliwe. Zabronione jest wpisywanie danych pacjentów i dzieci, które pozwalałyby kogokolwiek zidentyfikować. Uczestnik odpowiada za treści, które wpisuje, i za to, że zdjęcie przedstawia wyłącznie jego.
6. Uczestnik może zgłosić nadużycie przyciskiem w Panelu. Organizator może ukryć profil lub zablokować dostęp do Networkingu przy naruszeniu zasad, co nie odbiera prawa do udziału w Konferencji. Organizator nie sprawdza treści z góry i nie odpowiada za działania Uczestników poza platformą.
7. Ogólnopolska baza terapeutów jest odrębna od Networkingu: ma własną zgodę, własny status weryfikacji i nie wynika z udziału w Konferencji. Obejmuje, osobno: (a) przekazanie imienia, nazwiska, e-maila, telefonu i zawodu do bazy prowadzonej przez Instytut Integracji Sensorycznej (dane widzi tylko Instytut); (b) pokazanie imienia, nazwiska, zawodu i miasta na publicznej mapie na stronie Konferencji, która jest tą samą mapą co mapa Instytutu, nigdy adresu gabinetu, e-maila ani telefonu. Wpis trafia do bazy Instytutu i staje się widoczny po weryfikacji i zatwierdzeniu przez Instytut (wykształcenie, kursy, uprawnienia). Zgodę można złożyć przy zapisie, w Panelu uczestnika albo przez formularz bazy, i wycofać e-mailem lub w Panelu. Szczegóły: strona Ogólnopolskiej bazy terapeutów i polityka prywatności.
8. Informacje o kolejnych edycjach i szkoleniach: dobrowolna zgoda marketingowa na wiadomości drogą elektroniczną o kolejnych wydarzeniach Organizatora.

§ 15. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Zasady przetwarzania, w tym cele, podstawy prawne, odbiorców (m.in. operatora płatności) i okresy przechowywania, określa Polityka prywatności dostępna na stronie Konferencji.

§ 16. Odpowiedzialność

1. Organizator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych.
2. Organizator nie odpowiada za rzeczy pozostawione w obiekcie ani za szkody wynikające z działania siły wyższej.
3. Wobec Uczestników niebędących Konsumentami odpowiedzialność Organizatora jest ograniczona do wysokości zapłaconej ceny, z wyłączeniem szkód wyrządzonych umyślnie.

§ 17. Reklamacje i spory

1. Reklamacje dotyczące organizacji Konferencji i płatności można składać e-mailem na adres neurosynergia@instytutsi.pl w terminie 14 dni od zakończenia Konferencji albo od zdarzenia będącego podstawą reklamacji. Reklamacja zawiera imię i nazwisko, numer Zgłoszenia, opis zastrzeżeń i dane kontaktowe.
2. Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności zwrócić się o pomoc do powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów albo do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (uokik.gov.pl). Europejska platforma ODR została zamknięta 20 lipca 2025 r., dlatego nie odsyłamy do niej. Organizator nie przystąpił do stałego podmiotu mediacji ani sądu polubownego i nie zobowiązuje się do korzystania z takiej procedury. Spory z Uczestnikami niebędącymi Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia 30 października 2026 r. i jest dostępny na stronie Konferencji w formie umożliwiającej jego pobranie i wydruk.
2. Do Zgłoszeń dokonanych przed zmianą Regulaminu stosuje się jego brzmienie z chwili Zgłoszenia.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.
4. Komunikaty organizacyjne i zmiany programu publikowane są na stronie Konferencji i wysyłane e-mailem na adres podany w Zgłoszeniu.